Документи, необхідні для реєстрації машини юридичних осіб:

1. Заява;
2. Документи, що підтверджують право власності або правомірність використання машини – оригінал або копія (засвідчена нотаріально, або сторонами, які підписали документ);
3. Документ, що посвідчує особу представника власника та його повноваження (у разі потреби) – паспорт, довіреність;
4. Свідоцтво про реєстрацію машини з відміткою про її зняття з обліку попереднім власником (якщо машина перебувала в експлуатації та була зареєстрована в інспекції чи іншому державному органі);
5. Митна декларація на паперовому носії або її копія, засвідчена в установленому порядку, або електронна митна декларація, або уніфікована митна квитанція МД-1 – для машин, що ввезені на митну територію України та реєструються вперше;
6. Акт про присвоєння ідентифікаційного номера (у разі реєстрації машини, якій ідентифікаційний номер присвоєно) ;
7. Висновок спеціаліста з проведення обстеження машини на відповідність ідентифікаційних номерів і супровідних документів на предмет фальсифікації;
8. Засвідченні в установленому порядку копія дійсної (чинної) довідки про включення до ЄДРПОУ, або витягу з Єдиного державного реєстру юридичних осіб та фізичних осіб – підприємців (для підтвердження правильності найменування власника, його адреси та ідентифікаційного коду);
9. Наказ підприємства про постановку на облік в ГУ Держпродспоживслуби;
10. Довідка про перебування на військовому обліку;
11. Договір купівлі продажу;
12. Акт приймання – передачі, видаткова накладна.

У реєстрації машини може бути відмовлено:

1. Якщо машина:
   • Не знята з обліку попереднім власником в інспекції чи іншому державному органі, за винятком випадків, передбачених законодавством;
   • Не має ідентифікаційного номера.
2. У разі коли документи:
   • Подано не в повному обсязі;
   • Викладено іноземною мовою без додатка засвідченого в установленному порядку перекладену на державну мову;
   • Копії яких не в установленому порядку;
   • Оформлено з іншими порушеннями закону;
   • У висновку спеціаліста зазначено, що на машині знищені або підроблені, або сфальсифіковані ідентифікаційні номери вузлів та агрегатів;
   • Машини ввезені на територію України без відповідного їх митного оформлення або із сфальсифікованими документами митного оформлення, про що зазначено у висновку спеціаліста.
3. В інших випадках, передбачених законом.

Документи, необхідні для зняття машини з обліку в зв’язку з відчуженням (реалізацією):

1. Заява;
2. Документ, що посвідчує особу представника власника та його повноваження (у разі потреби) – паспорт, довіреність;
3. Свідоцтво про реєстрацію машини;
4. Рішення уповноваженого органу управління власника про зняття машини з обліку (протокол зборів засновників, правління, наказ директора тощо, в межах компетенції). Для підтвердження компетенції органу надається копія статуту, засвідчена в установленому порядку;
5. Копія згоди або дозволу на зняття машини з обліку відповідного суб’єкта управління майном (для державних та комунальних підприємств);
6. Письмова згода співвласників на зняття машини з обліку, що засвідчується в установленому порядку;
7. Рішення загальних зборів колективного сільськогосподарського підприємства про зняття машини з обліку;
8. Засвідчене в установленому порядку рішення власника або суду про ліквідацію юридичної особи (для зняття з обліку машини у зв’язку з ліквідацією юридичної особи);
9. Висновок спеціаліста з проведення обстеження машини на відповідність ідентифікаційних номерів і супровідних документів на предмет фальсифікації;
10. Наказ про зняття з обліку в ГУ Держпродспоживслуби у Вінницькій області;
11.  Довідка про зняття з військового обліку;
12. Засвідчена в установленому порядку копія дійсної (чинної) довідки про включення до ЄДРПОУ, або витягу з Єдиного державного реєстру юридичних осіб та фізичних осіб – підприємців (для підтвердження правильності найменування власника, його адреси та ідентифікаційного коду).
13. Інші документи у випадках, визначених Порядком.

У разі зняття з обліку машини у зв’язку з відчуженням номерний знак власник здає до інспекції. У свідоцтві про реєстрацію машини робиться запис “Знято з обліку для реалізації”.
Для транспортування знятої з обліку машини інспекція видає номерний знак “Транзит”.

Документи, необхідні для зняття машини з обліку в зв’язку з вибракуванням (списанням):

1. Заява;
2. Документ, що посвідчує особу представника власника та його повноваження (у разі потреби) – паспорт, довіреність;
3. Свідоцтво про реєстрацію машини;
4. Рішення уповноваженого органу управління власника про зняття машини з обліку (протокол зборів засновників, правління, наказ директора тощо в межах компетенції). Для підтвердження компетенції органу надається копія статуту, засвідчена в установленому порядку;
5. Акт про списання;
6. Копія згоди або дозволу на зняття машини з обліку відповідного суб’єкта управління майном(для державних та комунальних підприємств);
7. Письмова згода співвласників на зняття машини з обліку, що засвідчується в установленому порядку;
8. Рішення загальних зборів колективного сільськогосподарського підприємства про зняття машини з обліку;
9. Засвідчене в установленому порядку рішення власника або суду про ліквідацію юридичної особи (для зняття з обліку машини у зв’язку з ліквідацією юридичної особи);
10. Інші документи у випадках, визначених Порядком;
11. Засвідчені в установленому порядку копія дійсної (чинної) довідки про включення до ЄДРПОУ, або витягу з Єдиного державного реєстру юридичних осіб та фізичних осіб – підприємців (для підтвердження правильності найменування власника, його адреси та ідентифікаційного коду).

У разі зняття з обліку машини у зв’язку з вибракуванням номерний знак, обліково-ідентифікаційна табличка і реєстраційний документ здаються до інспекції.